آشنایی با مراحل ساخت و تجهیز سالن کنفرانس حرفه ای | آموزش گام به گام

---

با ما همراه باشید تا جدیدترین روش ها، تجهیزات و ضوابط طراحی و راه اندازی موفقیت آمیز یک سالن کنفرانس را بررسی کنیم.

یک سالن کنفرانس مجهز، فضایی صرفا برای برگزاری جلسات نیست؛ بلکه مکانیست که همکاری ها در لحظه شکل می‌گیرد، ایده‌ها متولد می‌شوند، تصمیم‌ها گرفته شده و نوآوری رشد می‌کند. زمانی که این فضا با طراحی هوشمندانه همراه شود، فناوری و تجهیزات مناسب می‌تواند خلاقیت تیم جلسه را تغذیه کرده و ایده‌هایشان را به سطح بالاتری برساند.
تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید تا جدیدترین روش ها، تجهیزات و ضوابط طراحی و راه اندازی موفقیت آمیز یک سالن کنفرانس را بررسی کنیم.

 

1. مقدمه: اهمیت طراحی و تجهیز سالن کنفرانس مدرن
2. سالن کنفرانس یا اتاق جلسات: نیازسنجی، هدف‌گذاری و تعریف کاربری سالن
3. معماری سالن کنفرانس: بررسی فضا و ابعاد سالن
4. طراحی چیدمان سالن کنفرانس
5. دکوراسیون سالن: صندلی،میز، رنگ و ...
6. سیستم صوت اصلی: میکروفن کنفرانس
7. سیستم صوت جانبی کنفرانس
8. سیستم تصویر کنفرانس : ویدئوپروژکتور و نمایشگر، دوربین کنفرانس
9. تجهیزات فناوری هوشمند و ارتباطات
10. آکوستیک سازی سالن کنفرانس
11. نورپردازی سالن کنفرانس
12. کنترل دما و تهویه سالن
13. سالن کنفرانس هیبریدی
14. نگهداری تجهیزات کنفرانس: تضمین عملکرد بلندمدت
15. نتیجه‌گیری و توصیه های نهایی

 

”تمام محتوای این مطلب توسط شبکه صدا و تصویر فلسفی گردآوری و تدوین شده است. هرگونه کپی‌برداری تنها با ذکر منبع و درج لینک مستقیم به این صفحه مجاز می‌باشد“

 

1. مقدمه: اهمیت طراحی و تجهیز سالن کنفرانس مدرن

طراحی یک سالن کنفرانس تأثیرگذار روندی فراتر از یک تلاش زیبایی‌شناختی است؛ روند این طراحی درباره خلق فضایی است که همکاری، نوآوری و ارتباط مؤثر را تقویت می‌کند. در اینجا به بررسی نکات  کلیدی در ساختار یک سالن کنفرانس ایده‌آل و مدرن می‌پردازیم تا به شما در دستیابی به این اهداف کمک کنیم.

سالن جلسه با یک طراحی حرفه ای فراتر از چیدمان یک میز و چند صندلی است؛ سالن جلسه محیطی است که بهره‌وری، همکاری و ارتباط مؤثر را تقویت می‌کند. ادغام روش های آکوستیک، نورپردازی، ضوابط ارگونومیک و فناوری پیشرفته صوتی-تصویری همگی به ایجاد تجربه‌ای بهینه برای جلسات کمک می‌کنند. این راهنما جنبه‌های فنی طراحی اتاق جلسه را بررسی کرده و راه‌حل‌های عملی برای بهبود کارایی و تعامل ارائه می‌دهد.

 

2. سالن کنفرانس یا اتاق جلسات: نیازسنجی، هدف‌گذاری و تعریف کاربری سالن

بررسی نیازهای سازمان، ظرفیت مورد نیاز، بودجه اولیه، و تحلیل فضای موجود اولین گام در طراحی سالن کنفرانس است. در بطن هر کنفرانس موفق، هدفی مشخص و چشم‌اندازی روشن قرار دارد. بدون درک واضح از آنچه کنفرانس به دنبال دستیابی به آن است، فرآیند برنامه‌ریزی می‌تواند پراکنده و ناکارآمد شود. یک هدف واضح و مشخص به‌عنوان چراغ راهنما برای تمام تصمیم‌ها و ابتکاراتی که در مرحله آماده‌سازی انجام می‌دهید، عمل می‌کند.

یکی از جنبه‌های حیاتی تعریف هدف جلسه، هم‌راستا کردن آن هدف با اهداف گسترده‌تر سازمان یا صنعت است. برای مثال، اگر یک شرکت فناوری کنفرانسی برگزار می‌کند، هدف ممکن است نمایش نوآوری‌های پیشرفته و تقویت پیشرفت‌های صنعتی باشد. از سوی دیگر، اگر کنفرانس پزشکی باشد، هدف اصلی ممکن است به اشتراک گذاشتن دانش میان متخصصان مراقبت‌های بهداشتی باشد. هدف کنفرانس همیشه باید نیازها و انتظارات مخاطبان هدف را برآورده کند. بنابراین با توجه به اهداف جلسات میتوان تجهیزات مورد نیاز سالن را در نظر گرفت.

قبل از شروع طراحی سالن و انتخاب تجهیزات به این سوال پاسخ دهید: آیا هدف از راه اندازی این سالن صرفا برگزاری جلسات درون سازمانی است یا برگزاری جلسات مذاکره با مشتریان و افراد مهم خارج سازمان؟ در این صورت، احتمالاً با اصطلاحات "سالن کنفرانس" و "اتاق جلسه" مواجه میشوید. این فضاها برای جلسات طوفان فکری، ارائه‌ها، مذاکرات و تصمیم‌گیری‌ها در محیط شرکتی طراحی شده‌اند.

درک تفاوت‌های بین این 2 فضا هم برای حرفه‌ای‌های باتجربه و هم برای کارآفرینان نوپا ارزشمند است. این مقاله به بررسی جزئیات سالن‌های کنفرانس و اتاق‌های جلسه می‌پردازد و تعاریف، اهداف و تفاوت‌های آن‌ها را مشخص می‌کند. به جزئیات سالن‌های کنفرانس و اتاق‌های جلسه پرداخته و به شما کمک میکنیم محیط مناسبی برای گردهماییتان انتخاب کنید. در ادامه با ما همره باشید.

 

جهت بررسی تجهیزات مورد نیاز سالن کنفرانس لینک مقابل را مشاهده بفرمایید : بررسی و خرید تجهیزات سالن کنفرانس

 

3. معماری سالن کنفرانس: بررسی فضا و ابعاد سالن

درک چگونگی تأثیر طراحی پایه ساختمان بر کیفیت کنفرانس‌های صوتی و تصویری در سالن می‌تواند به ایجاد سیستم‌های کنفرانسی کمک کند که تجربه‌ای عالی در فضای دفتری مدرن ارائه میدهند. 
فناوری طراحی ساختمان و سیستم‌های کنفرانس نصب شده، از زمان ابداع عبارت «فرم تابع عملکرد است» توسط معمار لویی سالیوان به‌طور قابل‌توجهی تغییر کرده است. متاسفانه اغلب میبینیم که در فرایند طراحی ساختمان، توجه به ساختار  و نیازهای خاص سالن کنفرانس نادیده گرفته میشود. در جلسات مشاوره اغلب این جمله را از مخاطبین خود را شنیده ایم "کاش هنگام طراحی ساختمان و ستان کنفرانس این موارد را میدانستیم"؛ این جمله معمولاً درباره فناوری و تجهیزات قابل استفاده در کنفرانس نیست، بلکه اشاره‌ به طراحی پایه ساختمان و تأثیر آن بر کیفیت کنفرانس‌های صوتی و تصویری دارد؛ چرا که توجه به ضوابط معماری و ساختار سالن از بروز مشکلات هنگام تجهیز سالن جلوگیری میکند. 
اندازه و شکل اتاق، آکوستیک صوتی و پوشش کف، سقف و دیوار، سیستم‌های تهویه، گرمایش و سرمایش (HVAC) همگی از عوامل مهمی در پیاده‌سازی موفق سیستم‌ صوتی کنفرانس صوتی هستند. در حالت ایده‌آل، هنگام طراحی یک فضای کنفرانس، باید از خدمات متخصصان مرتبط، به‌ویژه مهندسین مکانیک، برق و لوله‌کشی، همراه با مشاوران صوتی و تصویری استفاده کنید. اما اغلب از ما خواسته می‌شود که در راه‌اندازی سیستم‌های کنفرانس در فضاهایی که با متخصصان کلیدی در آن‌ها مشورت نشده‌، کمک کنیم. برای آن دسته از فضاهایی که معمار یا مالک به‌تنهایی وظیفه طراحی فضا را بر عهده دارند، دستورالعمل‌ها و ایده‌های زیر را ارائه می‌دهیم تا به رفع چنین کاستی‌هایی کمک کنیم.

3.1. ارزیابی و بهینه‌سازی فضای موجود:

با هر آنچه که دارید شروع کنید شامل اندازه‌گیری دقیق فضا و در نظر آوردن چیدمان، توجه به محدودیت‌ها و شناسایی موانع ساختاری مانند ستون‌ها، ترسیم نقشه اولیه سالن با توجه به ساختار فعلی

3.2. کنترل نویز محیطی:

مدیریت نویز جهت ایجاد فضایی آرام برای جلسات شامل کنترل نویز HVAC، آکوستیک سازی سالن و نصب پنل‌های جاذب صدا

3.3. انتخاب تجهیزات صوتی-تصویری مناسب سالن:

سیستم صوت و تصویر کنفرانس مهمترین بخش تجهیز هر سالن محسوب میشود. میکروفن کنفرانس دوربین دار یا ساده، اسپیکرهای مخصوص سالن، نمایشگر کنفرانس و ... را میتوان با توجه به ساختار و هدف جلسات انتخاب کرد. 

3.4. نورپردازی تاثیرگذار:

نورپردازی سالن باعث ایجاد تعادل بین زیبایی و عملکرد جلسات میشود. نورپردازی مناسب را نیز میتوان با توجه به ساختار فعلی فضا لحاظ کرد. میتوان ترکیبی از نور طبیعی، نور محیطی و نور متمرکز را به کار برد. 

3.5. انتخاب صندلی کنفرانس:

راحتی در جلسات طولانی به طراحی ارگونامیک صندلی بستگی دارد. استفاده از صندلی‌هایی با پشتیبانی کمر و قابلیت تنظیم ارتفاع برای کنفرانس و جلسات واجب است. میتوان صندلی را با توجه به تم طراحی سالن انتخاب کرد.

3.6. سالن کنفرانس دیجیتال:

استفاده از اتصالات و فناوری هوشمند جهت جلسات را پیشنهاد میدهیم. اتصالات بیسیم و Wi-Fi، اتوماسیون سالن برای کنترل یکپارچه نور، صدا و تصویر همگی جز تجهیرات مدرن کنفرانس هستند که با توجه به ساختار اولیه سالن میتوان آنها را لحاظ کرد.

3.7. رعایت استانداردها و ایمنی:

استاندارد سالن تضمین امنیت و کارایی جلسات است. هنگام معماری ساختمان در نظر گرفتن زیرساختها برای تجهیز ایمنی سالن بسیار مهم است. زیرساختهای اعلام و اطفا حریق و زیرساختهای تهویه مطبوع از نکات مهم هنگام طراحی ساختمان و در نتیجه سالن جلسه است.

نکات ذکر شده در بالا جز معماری سالن محسوب شده که در ادامه هر مورد را به تفصیل توضیح داده ایم.

 

4. طراحی چیدمان سالن کنفرانس

 چیدمان اتاق‌ جلسه/سالن کنفرانس به فضای فیزیکی موجود و نیازهای افراد برای فضای سالن بستگی دارد. چیدمان مناسب می‌تواند تعامل، ارتباط و کارایی کلی جلسات شما، از جمله جلسات مجازی، را بهبود بخشد. بنابراین، هنگام انتخاب چیدمان سالن کنفرانس، موارد زیر را در نظر بگیرید:
•    هدف از جلسه 
•    تعداد شرکت‌کنندگان (چه حضوری و چه از راه دور) 
•    سطح تعامل مورد نیاز بین شرکت‌کنندگان 
•    فناوری و تجهیزات مورد نیاز در سالن کنفرانس
در اینجا چند چیدمان رایج برای اتاق‌ جلسه/سالن کنفرانس ارائه شده است که می‌توانید بسته به نیازهای افراد و امکانات سالن خود چیرمان مناسب را در نظر بگیرید:

4.1. چیدمان هیئت‌مدیره (Boardroom Style)

چیدمان هیئت‌مدیره یک سبک کلاسیک است که شامل یک میز کنفرانس بزرگ در مرکز اتاق با صندلی‌هایی در اطراف آن می‌شود. شرکت‌کنندگان روبه‌روی یکدیگر می‌نشینند، که باعث ارتباط مستقیم و تعامل بیشتر در سالن کنفرانس میشود. این سبک برای جلسات رسمی، نشست‌های اجرایی و بحث‌های تصمیم‌گیری بهترین عملکرد را دارد.

4.2. چیدمان U شکل (U-Shape)

این چیدمان محبوب برای ارائه‌ها، نمایش‌ها و ویدئوکنفرانس‌هایی که تمرکز در یک انتهای اتاق است، بسیار مناسب است. این سبک امکان دید آسان و تعامل با ارائه‌دهنده را فراهم می‌کند.

4.3. چیدمان سالن تئاتر (Auditorium Style)

در این سبک اتاق جلسه، صندلی‌ها در ردیف‌هایی رو به یک صحنه، نمایشگر یا ارائه‌دهنده چیده می‌شوند. چیدمان تئاتری ظرفیت صندلی‌ها را به حداکثر می‌رساند و تمرکز را روی صحنه یا صفحه نمایش قرار می‌دهد.چیدمان سبک سالن تئاتر برای ارائه‌ها، کنفرانس‌ها یا رویدادهایی که گروه‌های بزرگ نیازی به تعامل با یکدیگر ندارند، ایده‌آل است.

4.4. چیدمان خوشه‌ای (Cluster Style)

در این حالت چندین میز گرد کوچک به‌صورت دایره‌ای یا نیمه‌دایره‌ای در سالن کنفرانس چیده می‌شوند. این چیدمان به هدف ایجاد فضایی جهت بحث‌های گروهی کوچک، کار گروهی، همکاری، اشتراک‌گذاری صفحه نمایش و جلسات طوفان فکری یا هکاتون طراحی شده است. میتوان گفت این سبک بیشتر مناسب اتاق جلسات است تا یک سالن کنفرانس رسمی. در این سبک ، هر میز به‌عنوان یک فضای کاری مستقل در داخل فضای بزرگ‌تر جلسه عمل می‌کند.

4.5. چیدمان کلاسی  (Classroom Style)

میزها و صندلی‌ها در ردیف‌ چیده شده و شرکت‌کنندگان رو به جلوی اتاق می‌نشینند. این چیدمان کلاسی برای جلسات آموزشی و کارگاه‌هایی که در سالن‌های کنفرانس بزرگ برگزار می‌شوند، رایج است.

هرچند این موارد اصلیترین نوع چیدمان سالن کنفرانس یا اتاق جلسات است اما با توجه به اهداف جلسات و معماری سالن میتوان انواع دیگر چیدمان را نیز پیشنهاد داد.

 

5. دکوراسیون سالن کنفرانس

یک اتاق یا سالن با دکوراسیون حرفه ای می‌تواند روزند برگزاری جلسات را لذت‌بخش‌تر کند، تفکر خلاقانه را برانگیزد و تأثیر ماندگاری بر حضار بگذارد. فضای سالن کنفرانس شما لحن بحث‌ها و تعاملات را تعیین می‌کند، بنابراین ایجاد یک محیط مطبوع ضروری است. چه در یک فضای بزرگی کار کنید و چه در یک گوشه دنج، تغییرات ساده می‌توانند تفاوت بزرگی ایجاد کنند. در ادامه به بررسی چند نکته اصلی در دکوراسیون سالن کنفرانس میپردازیم.

5.1. ارزیابی فضا

نگاهی دقیق به سالن کنفرانس بیندازید. ابعاد سالن، شامل طول، عرض و ارتفاع را اندازه‌گیری کرده و ویژگی‌هایی مانند پنجره‌ها، درها و وسایل روشنایی را مد نظر داشته باشید. درک چیدمان به شما کمک می‌کند تصمیمات آگاهانه‌ای درباره قرارگیری مبلمان و دکوراسیون بگیرید.به هدف اتاق فکر کنید؛ آیا برای جلسات رسمی، یا کارگاه‌های آموزشی و جلسات درون سازمانی استفاده خواهد شد؟ دکوراسیون سالن را متناسب با این نیازها تنظیم کنید، فعالیت‌های مختلف ممکن است به چیدمان‌های متفاوتی نیاز داشته باشند.

5.2. انتخاب صندلی کنفرانس

استفاده از صندلی‌های ارگونامیک راحت در سالن‌ کنفرانس بسیار حیاتیست، زیرا تحقیقات نشان می‌دهد که صندلی‌های ناراحت می‌توانند باعث افزایش استرس و کاهش بهره‌وری شوند. بنابراین، چیدمان صندلی‌ها را با دقت در نظر گرفته و صندلی‌های ارگونومیک را انتخاب کنید که از شرکت‌کنندگان پشتیبانی کرده و راحتی آن‌ها را تضمین کنند. در اینجا چند نکته برای انتخاب صندلی‌های سالن کنفرانس آورده شده است:

• صندلی‌هایی با قابلیت تنظیم ارتفاع انتخاب کنید تا با انواع مختلف اندام سازگار شود.
• به دنبال صندلی‌هایی با پشتی منحنی باشید که از انحنای طبیعی ستون فقرات پشتیبانی کرده و وضعیت بدنی خوبی را ترویج دهند.
• صندلی‌هایی با دسته‌های حمایتی را در نظر بگیرید که از بازوها پشتیبانی کرده و فشار روی شانه‌ها و گردن را کاهش می‌دهند.

5.3. انتخاب مبلمان مناسب کنفرانس

در سالن کنفرانس میتوان علاوه بر  شرکت کنندگان اصلی ، فضایی را نیز برای شرکت کنندگان مهمان نیز در نظر گرفت. این فضا معمولا اطراف سالن  (پشت سر شرکت کنندگان) است که با قرار دادن مبلمان مشخص میشود.  بنابراین میتوان با توجه به طراحی سالن و صندلی اصلی کنفرانس نوع مبلمان مدعوین را نیز انتخاب کرد. 

5.4. طراحی و انتخاب میز کنفرانس

ساختار میز کنفرانس، میتواند محیطی موثر و کارآمد را برای سالن کنفرانس ایجاد کند.  این میزها می‌توانند برای پاسخگویی به نیازهای خاص کاربران طراحی شوند، چه میز بزرگ هیئت‌مدیره باشد و چه فضای تبادل نظر کوچک‌تر. مانند صندلی کنفرانس، میز با ارتفاع استاندارد و طراحی ارگونومیک برای اطمینان از راحتی کاربران سالن ضروری است. میز باید قابلیت پشتیبانی از چیدمان‌ و تجهیزات مختلف را داشته باشد بنابراین در طراحی و ابعاد میز کنفرانس به تجهیزات صوتی و تصویری که قرار است بر روی آن قرار بگیرد توجه کنید. همچین جهت هماهنگی با تم  و معماری سالن میتوان از انواع روکش و متریال برای حفظ ظاهر میز استفاده کرد برای مثال روکش ساده یا چرم. انتخاب هر مورد بستگی به فضا، طراحی و هدف کاربری سالن دارد.

5.5. انتخاب تم و پالت رنگی مناسب

انتخاب پالت رنگی مناسب برای سالن کنفرانس یکی از جنبه‌های اساسی دکوراسیون آن است، زیرا می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی بر روحیه و فضای محیط داشته باشد. روان‌شناسی رنگ نقش مهمی در این تصمیم‌گیری ایفا می‌کند، زیرا رنگ‌های خاص می‌توانند احساسات و عواطف مختلفی را در افراد برانگیزند. میتوان از دیوار کانونی برای افزودن رنگی برجسته به اتاق بدون ایجاد شلوغی استفاده کرد. در هر صورت مهم اسست که پیش از انتخاب پالت رنگی، هدف و منظور سالن کنفرانس را در نظر بگیرید. در سالن جلسات رسمی نمیتوان رنگی مشابه یک سالن جلسه دوستانه درون سازمانی استفاده کرد. در نهایت توجه داشته باشید که  تم رنگی با معماری سالن همخوانی دارد.

5.6. افزودن عناصر بصری

لحاظ کردن عناصر دیداری در میان ملزومات یک سالن کنفرانس می‌تواند فضای کلی و جذابیت زیبایی‌شناختی آن را بهبود بخشد. آثار هنری و قطعات تزئینی مانند مجسمه‌ها، تابلوهای نقاشی و گلدان‌ها می‌توانند به‌عنوان نقاط کانونی و محرک گفت‌وگو عمل کنند. عناصر برندینگ مانند لوگوی شرکت و رنگ‌های سازمانی را ادغام کنید تا ظاهری منسجم و حرفه‌ای ایجاد شود.

5.7. توجه به برندینگ سازمان

مطمئن شوید که دکوراسیون با برند و هویت بصری شرکت هم‌راستا باشد. ادغام عناصر برندینگ از نکات بسیار حائز اهمیت است. ثبات برند برای هر کسب‌وکاری حیاتی است و سالن کنفرانس نیز از این قاعده مستثنی نیست. دکوراسیون باید منعکس‌کننده ارزش‌ها، شخصیت و زیبایی‌شناسی سازمان باشد. برای ادغام عناصر برندینگ در دکوراسیون سالن کنفرانس میتوان این 3 مورد را اجرا کرد شامل:

• لوگو و رنگ‌ رسمی شرکت را در آثار هنری و قطعات تزئینی بگنجانید.
• دستاوردها و نقاط عطف شرکت را از طریق پوسترها، پلاک‌ها یا گواهینامه‌ها به نمایش بگذارید.
• از مبلمان و لوازم جانبی برندشده، مانند زیرلیوانی‌های برنددار یا صندلی‌های سالن کنفرانس با لوگوی شرکت استفاده کنید.

ادغام عناصر برندینگ در دکوراسیون سالن کنفرانس، این فضا را به جزئی از هویت شرکت تبدیل می‌کند. این کار ثبات برند را تقویت کرده و محیطی حرفه‌ای و منسجم ایجاد می‌کند که با هویت بصری شرکت هم‌راستا است.

5.8. توجه به جزئیات نهایی

در نهایت، جزئیات کوچکی که می‌توانند دکوراسیون سالن کنفرانس را بهبود بخشند را فراموش نکنید. مطمئن شوید که فضا تمیز و منظم است و لوازم ضروری مانند خودکار، دفترچه یادداشت و تخته سفید به‌راحتی در دسترس هستند. افزودن امکاناتی مانند بطری‌های آب، قهوه یا میان‌وعده می‌تواند جلسات را لذت‌بخش‌تر و راحت‌تر کند. به‌روزرسانی دکوراسیون به‌صورت فصلی یا برای مناسبت‌های خاص را در نظر بگیرید تا فضا تازه و جذاب بماند و اجازه دهید سالن کنفرانس شما همراه با نیازها و ترجیحات تیم‌تان تکامل یابد. 

 

6. سیستم صوت اصلی: میکروفن کنفرانس

صوت کنفرانس با کیفیت بالا دیگر یک تجمل نیست، بلکه یک ضرورت است. چه در یک اتاق جلسه کوچک، چه در یک سالن کنفرانس بزرگ صدای شفاف و قابل‌اعتماد برای ارتباطی بی‌وقفه حیاتی است. سیستم‌های صوتی سنتی اغلب با مشکلاتی مانند نویز پس‌زمینه، اکو و برداشت ناهموار صدا مواجه هستند که باعث می‌شود شرکت‌کنندگان نتوانند به‌طور کامل متوجه جلسه شوند. با پیشرفت‌ فناوری صوتی هوشمند، راه‌حل‌های متنوعی جهت صوت کنفرانس مدرن و پردازش هوشمند صدا نیز ارائه شده است تا تجربه جلسات را بهبود بخشند.
سیستم صوت کنفرانس را میتوان به 2 بخش تقسیم کرد: صوت اصلی و صوت جانبی
صوت اصلی شامل میکروفن کنفرانس دوربین دار یا آنالوگ و صوت جانبی شامل اسپیکرهای دیواری یا سقفی سالن کنفرانس میشود. در ادمه ابتدا به بررسی صوت اصلی و سپس صوت جانبی کنفرانس پرداخته ایم.

6.2.انواع میکروفن کنفرانس عبارت است از:

1. میکروفن کنفرانس گردن غازی آنالوگ: میکروفن گردن‌غازی دارای گردنی انعطاف‌پذیر است که امکان قرارگیری دقیق سر میکروفن نزدیک دهان سخنران را فراهم می‌کند. برای بحث‌های پنل و تنظیمات همکاری افراد جلسه عالی هستند. این میکروفون‌ها معمولاً باسیم یا بی‌سیم هستند و برداشت صدای واضحی برای هر سخنران ارائه می‌دهند.
2. میکروفن کنفرانس گردن غازی دوربین دار: میکروفن کنفرانس دوریین دار یا اتوترک (Auto Track) نوعی از میکروفن گردن غازی است  که علاوه بر داشتن امکانات تنظیم و مدیریت جلسه، قابلیت اتصال به دوربین کنفرانس را نیز دارد. این نوع میکروفن نیز معمولاً باسیم یا بی‌سیم هستند و برداشت صدای واضحی برای هر سخنران ارائه می‌دهند.
3. میکروفن کنفرانس باندری (Boundary Microphones): روی میز به‌صورت تخت قرار می‌گیرند، صدا را از همه جهت ضبط می‌کنند و برای سالن‌های هیئت‌مدیره و جلسات کوچک ایده‌آل هستند.

3 مدل ذکر شده اصلیترین انواع میکروفن کنفرانس هستند هرچند ممکن است نمونه های دیگری، مانند میکروفن کنفرانس سقفی، نیز وجود داشته باشد. هر کدام از این 3 نوع را میتوان با ورژن های متفاوتی مانند باسیم یا بیسیم نیز تهیه کرد.

 

جهت بررسی انواع میکروفن کنفرانس لینک مقابل را مشاهده بفرمایید : بررسی و خرید انواع میکروفن کنفرانس دوربین دار و آنالوگ

 

6.3. میکروفن کنفرانس رئیس چیست؟

هر پکیج کنفرانس شامل 1 عدد میکروفن رئیس (Chairman Conference Microphone) است که به صورت اختصاصی جهت رئیس جلسه استفاده میشود. پنل کنترل این میکروفن به رئیس امکان مدیریت جلسه را میدهد؛ به این صورت که قابلیت خاموش کردن یا قطع صدای تمام میکروفن‌های شرکت کننده را به رئیس داده و میکروفن رئیس امکان تأیید درخواست صحبت از سمت میکروفن‌های شرکت کنندگان را دارد.

6.4. میکروفن کنفرانس شرکت کننده چیست؟

در هر پکیج کنفرانس به تعداد شرکت کنندگان جلسه میکروفن در نظر گرفته میشود (Delegate Conference Microphone)؛ در برخی موارد میتوان برای هر 2 نفر 1 میکروفن لحاظ کرد اگرچه از لحاظ استاندارد جلسه پیشنهاد نمیدهیم. پنل میکروفن شرکت کننده معمولا شامل کلیدهای رشن و خاموش، حضور غیاب و رای گیری میباشد که البته ممکن است در برخی برندها و مدل ها کلیدهای متفاوتتری لحاظ شده باشد. 

6.5. میکروفن کنفرانس دوربین دار چیست؟

میکروفن کنفرانس دوربین دار یا اتوترک (Auto-Tracking Conference Microphone) نوع پیشرفته میکروفن با قابلیت اتصال به دوربین کفرانس است. در این صورت با روشن شدن هر میکروفن دوربین امکان تشخیص میکروفن فعال را پیدا کرده، به سمت سخنران میچرخد و چهره وی بر روی نمایشگر سالن نشان داده میشود. هدف اصلی آن‌ها حذف نیاز به تنظیم دستی میکروفون است. میتوان گفت دوربین و میکروفن کنفرانس با یکدیگر ادغام میشوند. میکروفن دیجیتال دوربین دار برای کنفرانس‌های بزرگ، جلسات هیئت‌مدیره، ارائه‌ها یا بحث‌های پویا بسیار مناسب است. 

6.6. نکات تکمیلی انتخاب میکروفن کنفرانس

در زیر یکسری نکات کلیدی که در انتخاب و خرید میکروفن کنفرانس کمک کننده هستند را ذکر کرده ایم شامل:

• هر کدام از این میکروفن ها را میتوان به صورت باسیم یا بیسیم نیز تهیه کرد که پروتکل فنی خاص خود را دارند. میکروفن کنفرانس بیسیم به حفظ استانداردهای مدرن و نظم جلسه بسیار کمک میکند.
• میکروفن کنفرانس به صورت توکار یا روکار وجود دارد. میکروفن کنفرانس توکار کاملا درون میز نصب شده و سطح میز را منظم نگه میدارد.
• پنل میکروفن کنفرانس معمولا مجهز به دکمه های روشن و خاموش، حضور و غیاب، رای گیری، و کنترل میکروفن شرکت کننده میباشد.
• اکثر میکروفن ها مجهز به پیچ کنترل صدا و ورودی هدفون میباشند.
• الگویی گیرایی میکروفن ها تک جهته یا تمام جهته است. این الگوها نحوه جذب صدا را نشان میدهند.
• میکروفن کنفرانس میتواند مجهز به سیستم Noise Cancelling (NC) باشد. در این صورت صداهای ناخواسته مانند صدای تهویه یا ترافیک را فیلتر می‌کنند (برای محیط‌های پرنویز مانند دفاتر نزدیک به خیابان بسیار مؤثر هستند). 

6.7. منبع تغذیه سیستم کنفرانس (Conference Central Control Unit (CCU))

منبع تغذیه را میتوان نوعی پردازشگر صوتی سیستم کنفرانس دانست؛ در اصل مدیریت و برنامه ریزی میکروفن و کل سیستم کنفرانس توسط منبع تغذیه انجام میشود. منبع تغذیه قلب تپنده سیستم کنفرانس است. این دستگاه نه تنها وظیفه تامین برق میکروفن ها را دارد بلکه کل تنظیمات، اولویت بندی و پردازش سیگنال های صوتی را انجام میدهد. منبع تغذیه تمام مدیریت جلسه را بدون نیاز به اپراتور انجام داده و امکانات بیشتری به قابلیت برنامه ریزی جلسه اضافه میکند. 

- قابلیت و عملکرد منبع تغذیه کنفرانس چیست؟

اصلیترین عملکرد منبع تغذیه به طور خلاصه شامل این موارد است:

• مدیریت میکروفن های کنفرانس: فعال و غیرفعال کردن میکروفن ها،کنترل اولویت بندی سخنرانی، پشتیبان از قابلیت رای گیری
• پردازش صوتی پیشرفته: حدف بازخورد (فیدبک)، کنترل خودکار گین، ترکیب سیگنال های صوتی
• ادغام با سیستم‌های دیگر: اتصال به سیستم‌های ویدئوکنفرانس، پشتیبانی از ضبط صدا یا ترجمه همزمان، اتصال به بلندگوها، دوربین‌های کنفرانس و نمایشگرها
• تأمین برق پایدار: تامین برق موردنیاز میکروفون‌ها از طریق فانتوم پاور یا کابل‌های اختصاصی و تضمین عملکرد بدون قطعی
• افزودن تعداد میکروفن بیشتر: امکان افزایش تعداد میکروفن کنفرانس. برای مثال اگر سیستم کنفرانس 30 نفره باشد منبع تغذیه امکان افزودن تعدادی بیشتری میکروفن را فراهم میکند.

- نکات تکمیلی درمورد منبع تغذیه:

• منبع تغدیه باید با سیستم کنفرانس سازگار باشد. به عبارت دیگر هر سیستم کنفرانس منبع تغذیه خاص خود را دارد و امکان جا به جایی با منبع تغذیه مدل های دیگر نیست.
• به ظرفیت منبع تغذیه دقت کنید؛ برای سالن‌های بزرگ با تعداد زیادی میکروفون واحدی با ظرفیت بالا و قابلیت گسترش انتخاب کنید.
• برخی از منبع تغذیه امکاناتی مانند رمزگذاری صدا برای امنیت یا اتصال به شبکه‌ IP را ارائه می‌دهند.
• سیستمی با رابط کاربری ساده و خدمات پس از فروش قوی برای کاهش مشکلات فنی انتخاب کنید.

 

جهت خرید انواع منبع تغذیه سیستم کنفرانس لینک مقابل را مشاهده بفرمایید : بررسی و خرید انواع منبع تغذیه سیستم کنفرانس

 

7. سیستم صوت جانبی کنفرانس

همانطور که در بالا ذکر شد صوت کنفرانس شامل 2 بخش صوت اصلی و صوت جانبی است. در این بخش به توضیح صوت جانبی میپردازیم.
صوت جانبی در اصل بخشی از صوت کنفرانس است که وظیفه پخش صدای میکروفن های کنفرانس را دارد. بلندگوی داخلی میکروفن کنفرانس قدرت کمی داشته و معمولا خروجی صدایی در حد 3 تا 5 وات دارد. این مقدار قدرت برای پخش صدا بسیار کم است که باعث میشود حضار جلسه صدای واضحی نداشته باشند. بنابراین نصب اسپیکر  جانبی جهت پخش صدا در سالن توصیه میشود که به عنوان صوت جانبی کنفرانس شناخته میشود. 
اسپیکر جانبی کنفرانس برای ارائه صدایی واضح و قدرتمند در جلسات، ویدئوکنفرانس‌ها و همکاری‌های مجازی در محیط سالن کنفرانس طراحی شده است. این اسپیکرها به‌طور خاص برای ارتباطات گروهی تنظیم شده‌اند و تضمین می‌کنند که همه شرکت‌کنندگان جلسه صدای سخنران را از راه دور به‌وضوح بشنوند. آن‌ها اغلب به‌صورت هماهنگ با میکروفن‌ها و دوربین‌های کنفرانس کار می‌کنند تا تجربه‌ای یکپارچه از صوت و تصویر ارائه دهند.
این اسپیکرها معمولا به صورت دیواری نصب میشوند و در برخی از موارد با توجه به شرایط میتوان اسپیکر سقفی نیز در سالن نصب کرد. تعدا اسپیکر بستگی به ابعاد سالن جلسه دارد؛ برای داشتن یک صوت یکنواخت در کل سالن باید تعداد استاندارد اسپیکر را لحاظ کرد. در نظر داشته باشید که در این مورد قدرت و پرتاب بالا ملاک نیست بلکه پخش یکنواخت صدا در کل سالن معیار اصلی است بنابراین به سایز و توان اسپیکر نیز توجه کنید.

7.1. نکات تکمیلی درمورد صوت جانبی کنفرانس:

• نصب استاندارد: چیدمان و نصب اسپیکرها باید به‌گونه‌ای باشد که صدا به‌صورت یکنواخت در کل سالن پخش شود (مثلاً با زاویه مناسب در سقف یا دیوار).
• تست آکوستیک: از آنجا که اسپیکرهای صوت جانبی قدرت صدای بیشتری نسبت به میکروفن های اصلی کنفرانس دارند پیش از استفاده، تست  اکوستیکی انجام شود تا از نبود اکو یا نقاط کور صوتی مطمئن شوید.
• تامین قدرت: اسپیکرهای جانبی مستقیم به منبع تغذیه وصل نمیشوند بلکه جهت تامین قدرت به آمپلی فایر نیاز دارند. آمپلی فایر مناسب با قدرت اسپیکرها جز پکیج صوت جانبی است. بنابراین اسپیکرها به آمپلی فایر وصل شده و آمپلی فایر جهت هماهنگی با سایر تجهیزات کنفرانس به منبع تغذیه وصل میشود. 

* نکته:

1. تجهیزات صوت اصلی / جانبی کنفرانس شامل انواع اسپلیتر، اکستندر، سلکتور، رابط و کابل نیز میشود که انتخاب نوع و تعداد نیاز به برسی کارشناسی دارد. در این مورد به پیشنهادات و بررسی مشاور فروش کنفرانس دقت کنید چرا که هر سالن نیازهای متفاوت خاص خود را دارد.
2. در صوت کنفرانس میتوان آمپلی فایر، میکسر، پاور، فیدبک گیر، و میکروفن باسیم یا بیسیم نیز لحاظ کرد. هر کدام از این موارد بنابر هدف و نیاز متقاضی قابل نصب و اجرا هستند.

 

جهت بررسی تجهیزات صوت جانبی کنفرانس لینک مقابل را مشاهده بفرمایید : بررسی و خرید اسپیکر و تجهیزات صوت جانبی سیستم کنفرانس

 

8. سیستم تصویر کنفرانس: ویدئوپروژکتور و نمایشگر، دوربین کنفرانس

سیستم تصویر سالن کنفرانس شامل 3 بخش ویدئوپروژکتور، نمایشگر کنفرانس و دوربین کنفرانس میشود که در  ادامه هر 3 مورد را بررسی کرده ایم.

8.1. ویدئوپروژکتور کنفرانس

پروژکتور سالن کنفرانس ابزاری حیاتی برای ارائه‌های تأثیرگذار، به اشتراک گذاشتن تصاویر و تقویت همکاری در جلسات است. انتخاب پروژکتور به اندازه اتاق، چیدمان صندلی‌ها و هدف جلسات شما بستگی دارد. در اینجا نکات کلیدی انتخاب بهترین پروژکتور برای سالن کنفرانس و ادغام آن در یک سیستم صوتی-تصویری یکپارچه ارائه شده است.

- ویژگی های کلیدی در انتخاب ویدئوپروژکتور کنفرانس

• پروژکتور لامپی یا لیزری:

هر دو نوع پروژکتور لامپی و لیزری مزایا و کاربردهای خاص خود را دارند که باتوجه به نیازهای سالن کنفرانس، بودجه و شرایط محیطی نوع مناسب انتخاب میشود. پروژکتورهای لیزری به دلیل فناوری پیشرفته، طول عمر بالا و کیفیت تصویر برتر، برای سالن‌های کنفرانس حرفه‌ای، سالن‌های همایش، یا جلسات بین‌المللی با ارائه‌های ویدئویی باکیفیت مناسب هستند.  این نوع پروژکتور نیازی به تعویض لامپ نداشته که هزینه‌های نگهداری را کاهش می‌دهد. پروژکتورهای لامپی هزینه نگهداری کمتری داشته و برای سالن‌های کوچک‌تر یا بودجه‌های محدود مناسب‌ هستند، اما طول عمر و کیفیت تصویر محدودتری دارند. روشنایی آن‌ها با گذشت زمان کاهش یافته و در برابر نور محیطی ضعیف‌تر عمل می‌کنند. در کل پیشنهاد حرفه ای ما استفاده از پروژکتور لیزری است.

• توجه به رزولوشن و کیفیت تصویر:

رزولوشن پروژکتور کنفرانس را میتوان در 2 حالت HD و 4K Ultra HD انتخاب کرد. HD (1080p) ایده‌آل برای سالن های کوچک تا متوسط با نیازهای ارائه یک تصویر عادی و استاندارد. 4K Ultra HD  مناسب برای سالن های بزرگ یا زمانی که  با توجه به هدف جلسه نمایش تصاویر با جزئیات بالا ،مانند نمودارها، ویدئوها یا طراحی‌های CAD، مورد نیاز است پیشنهاد میشود.

• روشنایی (لومن):

برای سالن های کوچک با نور کنترل‌شده، ۲۵۰۰ تا ۳۰۰۰ لومن کافی است. برای سالن های بزرگ‌تر یا روشن‌تر، پروژکتوری با ۴۰۰۰ لومن یا بیشتر انتخاب کنید تا وضوح تصویر تضمین شود.

• نسبت پرتاب (Throw Ratio):

پروژکتورهای پرتاب کوتاه یا فاصله نزدیک (Short-Throw) که برای سالن های کوچک مناسب است؛ پروژکتور شورت ترو می‌توانند تصاویر بزرگ را از فاصله نزدیک نمایش دهند؛ هرچند ما استفاده از این پروژکتور را برای سالن کنفرانس، مگر در مواقع ضروری، پیشنهاد نمیدهیم. پروژکتورهای پرتاب استاندارد‌ (Standard-Throw) برای سالن‌های کنفرانس متوسط تا بزرگ ایده‌آل است که پروژکتور در فاصله دورتری نصب می‌شود.

• اتصالات:

اتصالات HDMI، USB-C و بی‌سیم را بخواهید تا انعطاف‌پذیری بیشتری به نیازهایتان داشته باشید. اطمینان حاصل کنید که با سیستم‌های ویدئوکنفرانس و ارائه شما سازگار است.

- آیا استفاده از ویدئوپروژکتور در سالن کنفرانس ضروریست؟

پروژکتور کنفرانس ابزاری ضروری جهت ارائه‌ تأثیرگذار، تسهیل همکاری و بهبود ارتباطات تیمی است. برای بهره‌برداری حداکثری از پتانسیل آن، درک نحوه راه‌اندازی، استفاده و نگهداری مؤثر پروژکتور بسیار مهم است. اگر که پروژکتور سالن جلسات به‌خوبی انتخاب شده باشد، باعث بهبود ارتباطات شده، به همکاری و تعاملات انگیزه داده و اطمینان می‌دهد که تیم شما ارائه‌های قدرتمندی خواهند داشت. با در نظر گرفتن اندازه اتاق، ویژگی‌های پروژکتور و ادغام با سیستم‌های ویدئوکنفرانس، می‌توانید محیطی حرفه‌ای و کارآمد برای جلسات ایجاد کنید که متناسب با نیازهای سازمان شما باشد. پروژکتور جلسات شما را ارتقا داده و آن‌ها را جذاب‌تر و پربارتر میکند. با پیروی از این راهنما، عملکرد راحت، به حداکثر رساندن کارایی و ارائه‌های استثنایی را در هر جلسه تضمین خواهید کرد.

جهت بررسی انواع ویدئوپروژکتور کنفرانس لینک مقابل را مشاهده بفرمایید : بررسی و خرید ویدئو پروژکتور سالن کنفرانس

 

8.2. انواع نمایشگر سالن کنفرانس

نمایشگر سالن کنفرانس یک صفحه یا سیستم الکترونیکی اختصاصی است که به‌طور خاص برای استفاده در اتاق‌های جلسه، سالن‌های کنفرانس و سایر فضاهای کاری مشارکتی طراحی شده است. این نمایشگر با ارائه یک مرکز بصری که اطلاعات می‌توانند در آن به اشتراک گذاشته و مشاهده شوند و با آن‌ها تعامل شود، ارائه‌ها، ویدئوکنفرانس‌ها و همکاری تیمی را بهبود می‌بخشد.

- انواع نمایشگر سالن کنفرانس عبارت است از:

1. مانیتور تاشو کنفرانس (Folding Conference Monitor):

مانیتورهای تاشو، که به مانیتور لپ تاپی نیز معروف است، یکی از پیشرفت‌های اخیر در فناوری نمایشگرهای کنفرانس است. برخلاف نمایشگرهای معمولی، مانیتورهای تاشو را میتوان همچون یک لپ تاپ بر روی میز کنفرانس تا کرد تا با نیازها و ترجیحات متنوع سازگار شود. این فناوری جدید، توجه علاقه‌مندان به سالن های جلسات مدرن را جلب کرده است. مانیتور تا شو جایگزین بسیار مناسبی جهت مانیتورهای ثابت کنفرانس هستند. فضای میز را خلوت و حرفه ای نگه میدارند. 
مزایای استفاده از مانیتور تاشو عبارت است از:  انعطاف‌پذیری در سالن کنفرانس، تسهیل همکاری، طراحی شیک، بهره‌وری فضا، بهره‌وری انرژی، فناوری آینده‌نگر

مشاهده فرمایید : بررسی و خرید مانیتور تاشو سالن کنفرانس

2. مانیتور لیفت کنفرانس (Motorized Retractable Monitor):

مانیتور لیفت، که به مانیتور آسانسوری نیز معروف است، با ادغام در داخل میز یک فضای کاری فوق العاده مدرن ایجاد میکند.  این نوع مانیتور انتخابی عالی برای جلسات هیئت‌مدیره یا اتاق جلسه مدرن میباشد و کارایی را در یک نمایشگر نوآورانه نشان میدهد. این مانیتورها مجهز به مکانیزم‌های موتوری هستند که به آن‌ها امکان می‌دهد در زمانی که استفاده نمی‌شوند تنها با فشار یک دکمه مانند یک آسانسور به درون میز رفته و در صورت نیاز مجدد از درون میز خارج شوند. همچنبن موتورهای این نوع مانیتور به زاویه دار کردن آن جهت وضوح دید بهتر نسبت به صفحه نمایش کمک میکنند. 
مزایای استفاده از مانیتور کنفرانس لیفت عبارت است از: مدیریت بهتر فضای میز کنفرانس،  ظاهر زیبا و حرفه ای، افزایش حریم خصوصی، انعطاف‌پذیری در حالت‌های کاری، ادغام کامل با فناوری‌های مدرن جلسات.

مشاهده فرمایید : بررسی و خرید مانیتور لیفت سالن کنفرانس

3. تلویزیون شهری (TV):

تی وی یا نمایشگر شهری یک نمایشگر بصری بزرگ و باکیفیت برای ارائه، ویدئو کفرانس و به اشترک گذاشتن اطلاعات در سالن کنفرانس است. این نمایشگر به همه حاضرین جلسه امکان می‌دهد که بدون توجه به موقعیت صندلی‌شان، محتوا را به‌وضوح مشاهده کنند که باعث اثربخشی و بهبود همکاری میشود. 
با توجه به ابعاد سالن میتوان تی وی را در متراژهای مختلف تهیه کرد. در انتخاب تی وی به رزولوشن، تکنولوژی پنل (مانند LED, OLED  یا  IPS)،  روشنایی و کننتراست، اتصالات، و مصرف انرژی آن دقت کنید. 
مزایای کلیدی استفاده  از تی وی (TV) در سالن کنفرانس  تصویر واضح، سهولت استفاده، انعطاف‌پذیری، روشنایی در اتاق‌های پرنور، قابلیت‌های ویدئوکنفرانس، و ویژگی‌های تعاملی آن است

مشاهده فرمایید : بررسی و خرید تلویزیوت شهری (TV) سالن کنفرانس

4. ویدئو وال (Video Wall):

ویدئو وال کنفرانس یک راه‌حل نوآورانه برای سالن های جلسه مدرن است که جهت تقویت همکاری و ارتباطات طراحی شده است. با گسترش محیط‌های کاری هیبریدی، ویدئووال به ابزاری ضروری برای سازمان‌هایی تبدیل شده‌اند که به دنبال بهبود ویدئوکنفرانس‌ها، ارائه‌ها و همکاری سریع هستند. این صفحه نمایش از مجموعه‌ای از پنل‌های نمایشگر تشکیل شده است که با یکدیگر کار کرده تا یک منطقه نمایش بزرگ و یکپارچه ایجاد کنند. این چیدمان نسبت به نمایشگرهای تک‌صفحه‌ای سنتی انعطاف‌پذیری بسیار بیشتری ارائه می‌دهد، زیرا امکان مقیاس‌پذیری، ادغام چندمنبعی و سفارشی‌سازی بر اساس اندازه و چیدمان اتاق جلسه را فراهم می‌کند.
ویژگی های کلیدی ویدئووال عبارت است از: فناوری نمایشگر با رزولوشن بالا، ادغام یکپارچه با سیستم‌های ویدئوکنفرانس،  ادغام چندمنبعی و چندنمایشگری

مشاهده فرمایید : بررسی و خرید ویدئو وال سالن کنفرانس

5. تخته نمایش هوشمند (Smart Board):  

تخته هوشمند یک ابزار همکاری همه‌جانبه در جلسات کنفرانس است است، حتی اگر از سراسر جهان به‌صورت آنلاین در جلسه شرکت کنند. برخلاف نمایشگرهای سنتی، نمایشگر لمسی آن به شما امکان می‌دهد در زمان واقعی بنویسید، ویرایش کنید و با محتوا تعامل فعال داشته باشید. به جای تماشای غیرفعال یک پاورپوینت، می‌توانید تیم را در جلسات هم فکری و تجسم ایده‌ها روی یک صفحه دیجیتال درگیر کنید. یک سالن کنفرانس هوشمند، فضایی برای جلساتی است که با فناوری پیشرفته طراحی شده تا مشکلات جلسات سنتی را برطرف کند. این نمایشگر را به‌عنوان یک ارتقاء نهایی تصور کنید، مانند تعویض یک گوشی تاشو با جدیدترین گوشی هوشمند. در یک اتاق جلسه استاندارد و البته سنتی، ممکن است یک پروژکتور، یک تخته سفید و شاید میکروفن کنفرانس باسیم دست‌وپاگیر داشته باشید. اما یک سالن کنفرانس هوشمند، از ابزارهای پیشرفته‌ای مانند تخته‌های سفید تعاملی و اتصال بی‌سیم استفاده می‌کند تا تجربه‌ای روان‌تر و بدون دردسر ایجاد کند.

مشاهده فرمایید : بررسی و خرید تخته نمایش هوشند سالن کنفرانس

6. پرده نمایش برقی / دستی (Motorized / Manual Projection Screen):

در نوع سنتی استفاده از پرده نمایش برقی یا دستی در سالن کنفرانس بسیار رایج است اگرچه امروزه نوع دستی به دلیل سختی استفاده دیگر کاربرد چندانی ندارد و همچنان پرده نمایش برقی را به عنوان سیستم نمایشگر سالن کنفرانس انتخاب میکنند. پرده ممابش برقی با امکان باز و بسته شدن صفحه یکی از پرکاربردترین نمایشگرها در سالن جلسات است. این نوع نمایشگر در ابعاد و جنس مختلفی وجود دارد. در انتخاب پرده باید به قدرت وضوح تصویر بر روی آن دقت کنید. پرده نمایش به خودی خود هیچ گونه اتصالاتی ندارد و نحوه نمایش از طریق پروژکتور و دستگاه پخش مدیریت میشود. در هنگام انتخاب به تعداد حضار و متراژ سالن دقت کنید تا پرده نمایشی متناسب با سالن داشته باشید. 
نکات حائز اهمیت در خرید پرده نمایش کنفرانس عبارت است از: نسبت تصویر و اندازه پرده/صفحه، جنس (متریال) و کیفیت تصویر، قابلیت حمل و نصب، دوام و نگهداری

مشاهده فرمایید : بررسی و خرید پرده نمایش برقی سالن کنفرانس

*نکته: تفاوت ویدئو وال و نمایشگر شهری (TV) چیست؟

ویدئو وال چندین فریم ویدئویی را از راه دور نمایش داده و دسکتاپ کامپیوتر را در یک رابط چندصفحه‌ای ارائه میدهد. درواقع یک سیستم نمایش، پخش و کنترل مبتنی بر کامپیوتر بوده که از سخت‌افزار و نرم‌افزار قدرتمندی تشکیل شده و برای مدیریت چندین نمایشگر یا صفحه پلاسما که یک سیستم دیوار نمایشی را تشکیل می‌دهند، استفاده می‌شود. کاربران می‌توانند به‌صورت انعطاف‌پذیر محدوده خاصی از صفحه‌ها، حالت تمام‌صفحه یا نمایش سفارشی را بر اساس نیازهای خود انتخاب کنند.  
نمایشگر شهری یک فناوری است که از ماتریسی از پیکسل‌های LED (دیود ساطع‌کننده نور) برای نمایش تصاویر یا ویدئوها استفاده می‌کند. این نمایشگر شامل یک صفحه نمایش تخت یکپارچه است که نیازی به اتصال چندین صفحه ندارد و می‌تواند هم در محیط‌های داخلی و هم خارجی استفاده شود.

- ویژگی‌ها کلیدی یک نمایشگر سالن کنفرانس شامل موارد زیر است:

• صفحه نمایش با وضوح بالا: معمولاً یک نمایشگر بزرگ LED، LED یا ... با رزولوشن بالا برای مشاهده واضح متن، تصاویر و ویدئوها از هر نقطه از اتاق.
• ادغام با ویدئوکنفرانس: یکپارچه یا سازگار با نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای ویدئوکنفرانس، از جمله وب‌کم‌ها، میکروفون‌ها و اسپیکرها، که به شرکت‌کنندگان از راه دور امکان می‌دهد به‌صورت یکپارچه به جلسات بپیوندند.
• اشتراک‌گذاری محتوا: قابلیت‌های پخش بی‌سیم یا اشتراک‌گذاری صفحه نمایش از دستگاه‌های شخصی، که به هر فرد در جلسه اجازه می‌دهد بدون نیاز به کابل، صفحه نمایش خود را به اشتراک بگذارد.
• ادغام با نرم‌افزارهای مدیریت دفتر: نمایشگرها می‌توانند با نرم‌افزارهای مدیریت دفتر ادغام شوند تا برنامه‌های زمانی اتاق را نمایش دهند، اتاق را رزرو کنند و به شرکت‌کنندگان درباره جلسات آتی اطلاع دهند.
• سیستم کنترل مرکزی: برخی نمایشگرها با یک سیستم کنترل مرکزی، ریموت یا اپلیکیشن موبایل عرضه می‌شوند که امکان مدیریت نمایشگر، صدا، ویدئوکنفرانس و سایر تنظیمات اتاق را از یک رابط کاربری فراهم می‌کنند.

به‌طور کلی، نمایشگر سالن کنفرانس به‌عنوان ابزاری چندمنظوره عمل می‌کند که نه‌تنها اطلاعات را نمایش می‌دهد، بلکه با ادغام فناوری‌های مختلف در یک پلتفرم کاربرپسند، برگزاری جلسات تعاملی و پربار را تسهیل می‌کند.

 

8.3. دوربین کنفرانس

دوربین کنفرانس، که به عنوان دوربین ویدئوکنفرانس یا دوربین اتاق جلسه نیز شناخته می‌شود، یک دوربین تخصصی است که برای ضبط ویدئوی باکیفیت در سالن‌های کنفرانس، اتاق‌های هیئت‌مدیره، اتاق جلسات و سایر محیط‌های حرفه‌ای که در آن‌ها ویدئوکنفرانس برگزار می‌شود، طراحی شده است. این دوربین‌ها جزء اجزای حیاتی سیستم‌های ویدئوکنفرانس هستند و اطمینان می‌دهند که همه شرکت‌کنندگان در یک جلسه، چه به‌صورت حضوری و چه از راه دور، بتوانند یکدیگر را به‌وضوح ببینند و در بحث‌ ها حضوری موثر و فراگیر داشته باشند. انتخاب نوع و تعداد دوربین مناسب سالن نیاز به بررسی تخصصی داشته و پیشنهاد میدهیم با کارشناسان این حوزه مشورت کنید.

- ویژگی‌ها و مشخصات کلیدی دوربین کنفرانس شامل موارد زیر است:

• رزولوشن HD یا 4K: برای ارائه تصویری واضح و با جزئیات، دوربین‌های کنفرانس معمولاً از رزولوشن HD (P720 یا P1080) یا حتی 4K پشتیبانی می‌کنند تا حالات چهره، زبان بدن و جزئیات تصاویر به‌خوبی قابل‌مشاهده باشند.
• زاویه دید گسترده: با لنزهای زاویه باز، دوربین‌های کنفرانس می‌توانند کل اتاق را پوشش دهند، از تصاویر نزدیک افراد گرفته تا تصاویر گسترده از کل حضار، که این ویژگی آن‌ها را برای سالن هایی با اندازه‌های مختلف مناسب می‌کند.
• قابلیت چرخش، شیب و زوم (PTZ): بسیاری از دوربین ها امکان چرخش (Pan : حرکت به چپ و راست)، شیب (Tilt : حرکت به بالا و پایین) و زوم (Zoom : نزدیک‌تر یا دورتر شدن نسبت به سوژه،) از راه دور یا خودکار را فراهم می‌کنند، که به دوربین اجازه می‌دهد روی یک سخنران خاص یا نقطه موردنظر در طول جلسه تمرکز کند.
• فوکوس خودکار و تنظیم نوردهی: این ویژگی باعث مشود که تصاویر حتی در شرایط تغییر نور یا حرکت شرکت‌کنندگان در اتاق، واضح و با نور مناسب باقی بمانند.
• زوم دیجیتال: زوم دیجیتال باکیفیت باعث میشود که دوربین روی جزئیات بدون از دست دادن وضوح زوم کند، که به‌ویژه در سالن های بزرگ یا هنگام تمرکز روی مطالب ارائه مفید است.
• سازگاری: دوربین‌ کنفرانس باید برای ادغام یکپارچه با پلتفرم‌ها و سیستم‌های ویدئوکنفرانس طراحی شده‌ باشد.
• نصب و کنترل آسان: این دوربین‌ها معمولاً نصب آسانی داشته و می‌توانند از طریق ریموت، پنل کنترل اختصاصی یا از طریق ادغام‌های نرم‌افزاری کنترل شوند.
• میکروفن‌های داخلی و پردازش صوتی: برخی از دوربین‌های کنفرانس دارای میکروفون‌های داخلی با فناوری کاهش نویز و حذف اکو هستند که کیفیت صوتی کلی جلسه را بهبود می‌بخشند. 

 

 

جهت بررسی انواع دوربین کنفرانس لینک مقابل را مشاهده بفرمایید : بررسی و خرید دوربین و کیبورد سالن کنفرانس

 

9. تجهیزات فناوری هوشمند و ارتباطات در سالن کنفرانس

هر کدام از تجهیزات ذکر شده در بالا به نوعی جز فناوری و ارتباطات هوشند سالن کنفرانس محسوب میشوند؛ برای ایجاد یک سالن کنفرانس هوشمند که منجر به روانتر شدن جلسات شده، همکاری را تقویت کرده و بهره‌وری تیم را افزایش میدهد، باید مجموعه‌ای از اجزای کلیدی را به‌صورت یکپارچه ترکیب کنید. سالن‌های کنفرانس هوشمند از فناوری صوتی-تصویری برای بهبود جریان کاری و افزایش بهره‌وری استفاده می‌کنند.

میکروفن کنفرانس های دوربین دار، مانیتور و نمایشگرهای هوشمند، سیستم رای گیری، سیستم ترجمه همزمان، پروژکتور لیزری و ... همگی به ارتباط موثر جلسه کمک میکنند. در این بخش به توضیح لزوم استفاده از برخی تجهیزات و فناوری ها جهت روانتر شدن جلسات پرداخته ایم.

9.1. پنل VSP

پنل میز کنفرانس، که به آن پنل VSP نیز گفته می‌شود، یک جعبه فلزی کوچک است که روی میزهای کنفرانس به صورت توکار نصب می‌شود (هاب اتصال توکار). با نصب این پنل‌، به پورت‌های مختلفی مانند VGA، HDMI، USB و LAN (بسته به نوع پنل) دسترسی خواهید داشت. VSP پنل به شرکت‌کنندگان این امکان را می‌دهد که به‌راحتی لپ‌تاپ‌ یا سایر دستگاه‌ها را برای ارائه‌ و اشتراک‌گذاری صوت/تصویر متصل کنند. زمانی که استفاده نمی‌شود، این پنل هم‌سطح با میز قرار می‌گیرد و ظاهری تمیز و مرتب ایجاد می‌کند.

- کاربرد پنل VSP کنفرانس چیست؟

عملکرد مهم این پنل ارائه انواع پورت های دسترسی آسان به شرکت کنندگان جلسه است. پورت های HDMI،  VGA  و   DisplayPort جهت اتصال لپ تاپ، پورت های USB و  LAN جهت اینترنت یا شارژ دستگاه‌ها، پریزهای برق جهت شارژ  لپ تاپ و موبایل، و جک 3.5 میلیمتری جهت صدای خارجی. 
این پنل با اتصال توکار و قابلیت باز و بسته شدن سطح میز را مرتب نگه میدارد. اغلب دارای طراحی بازشو (pop-up) است، بنابراین وقتی استفاده نمی‌شود، هم‌سطح با میز قرار می‌گیرد.

- چرا استفاده از پنل VSP کنفرانس را پیشنهاد میدهیم؟

مزایای استفاده از این پنل عبارت است از:

• اتصال سریع و تمیز دستگاه‌ها در طول جلسات
• ظاهر حرفه‌ای برای سالن‌های کنفرانس مدرن
• دسترسی متمرکز به امکانات صوتی-تصویری و برق بدون نیاز به کابل کشی اضافه، دسترسی به پریزهای دیواری یا کف

 

 مشاهده فرمایید : بررسی و خرید پنل VSP رومیزی سالن کنفرانس 

 

9.2. سیستم رزرو و مدیریت سالن  (Room Booking System)

سیستم رزرو اتاق جلسه یک راه‌حل طراحی‌شده برای مدیریت زمان‌بندی تمام اتاق های جلسه در یک سازمان است. این سیستم به بهینه‌سازی استفاده از فضاهای موجود، جلوگیری از تداخل‌ جلسات و اطمینان از استفاده کارآمد از سالن ها کمک می‌کند. 
ویژگی‌های کلیدی یک سیستم رزرو اتاق جلسه عبارت است از:

• زمان‌بندی سالن: به افراد امکان می‌دهد اتاق‌های جلسات را برای زمان‌ها و تاریخ‌های خاص رزرو کنند.
• پیگیری در دسترس بودن: خالی بودن اتاق‌های جلسه را بلادرنگ نمایش داده و کاربران میتوانند به‌سرعت یک اتاق خالی پیدا و رزرو کنند.
• ادغام با تقویم‌ها: با تقویم‌های کاری شخصی یا سازمانی همگام‌سازی می‌شود تا رزروهای اتاق به‌صورت خودکار به‌روزرسانی شوند و از تداخل‌ جلوگیری شود.
• مدیریت منابع: منابع کمکی مانند پروژکتور، نمایشگر و تجهیزات ویدئوکنفرانس را مدیریت می‌کند و به کاربران امکان می‌دهد این موارد را هنگام رزرو اتاق درخواست کنند.
• جزئیات سالن: اطلاعاتی درباره فضا و امکانات هر سالن جلسه ارائه می‌دهد، از جمله ظرفیت، مکان، تجهیزات موجود و امکانات.
• اعلان‌ها و یادآورها: اعلان‌ها و یادآورهای خودکار را برای کاربران درباره جلسات آتی یا تغییرات سالن ارسال می‌کند.
• دسترسی از طریق موبایل: ارائه اپلیکیشن‌های موبایل یا رابط‌های وب برای رزرو و مدیریت اتاق‌های جلسه در هر زمان و مکان.
• تحلیل و گزارش‌دهی: گزارش‌هایی درباره استفاده از اتاق ارائه می‌دهد که به سازمان‌ها کمک می‌کند الگوهای رزرو را درک کرده و استفاده از فضا را بهینه کنند.
• چک‌این و چک‌اوت: ابزارهایی برای چک‌این یا چک‌اوت (Check-In  و  Check-Out) کاربران از اتاق‌ها ارائه می‌دهد که به آزاد شدن اتاق‌ها در صورت لغو رزرو یا عدم حضور کاربر کمک می‌کند.
• کنترل دسترسی کاربران: مجوزها و سطوح دسترسی را برای کاربران یا بخش‌های مختلف مدیریت کرده و اطمینان می‌دهد که تنها افراد مجاز می‌توانند اتاق‌ها را رزرو یا مدیریت کنند.

به‌طور کلی، سیستم رزرو اتاق جلسه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا سالن های جلسات خود را به‌طور کارآمد مدیریت کنند، تداخل‌های رزرو را کاهش دهند و استفاده کلی از فضای کاری را بهبود ببخشند.

9.3. کابل فیبری (Fiber Optic Cable)

فناوری فیبر نوری برترین گزینه برای دستیابی به سرعت و قابلیت اطمینان بی‌نظیر اینترنت توصیه میشود. با توانایی انتقال داده‌ها با سرعت نور، فیبر نوری تضمین دهنده یک سالن‌ کنفرانس با مدیریت ارتباطات دیجیتال بدون هیچ مشکلی میباشد. سیستم‌های کابل‌کشی ساختاریافته، از جمله فیبر نوری، نقش مهمی در کارایی شبکه ایفا می‌کنند. تصور کنید که یک جلسه کاری حیاتی یا یک ویدئوکنفرانس مهم را بدون هیچ‌گونه اختلال یا تأخیر برگزار میکنید. نصب فیبر نوری در سالن‌های کنفرانس می‌تواند این را به واقعیت تبدیل کند و سرعت برتر، امنیت بهبودیافته و صرفه‌جویی در هزینه‌های بلندمدت را ارائه دهد.

- مزایای کابل‌ فیبر نوری در سالن کنفرانس چیست؟

کابل‌ فیبر نوری مزایای بیشتری نسبت به کابل‌های مسی سنتی دارند، از جمله پهنای باند بالاتر، سرعت انتقال سریع‌تر، فواصل طولانی‌تر بدون افت سیگنال، امنیت بهبودیافته و مقاومت بیشتر در برابر تداخل الکترومغناطیسی. نصب کابل‌های فیبر نوری در سالن کنفرانس می‌تواند قابلیت‌های ارتباطی را به‌طور قابل‌توجهی بهبود داده و سرعت، قابلیت اطمینان و امنیت بی‌نظیری ارائه دهد. با فیبر نوری،  هم اکنون آینده اتصالات را وارد سیستم کاری مجموعه خود کرده و سالن کنفرانس را به یک مرکز ارتباطی پیشرفته تبدیل کنید.

9.4. استفاده از تجهیزات با نصب توکار

تجهیزات کنفرانس توکار یک راه‌حل نوین است که عملکرد پیشرفته را با طراحی زیبا و صرفه‌جویی در فضا ترکیب می‌کند. اینگونه تجهیزات انتخابی ایده‌آل برای کسانی است که به دنبال ادغام یکپارچه، بهبود کارایی و فضای کاری حرفه‌ای هستند. با ادغام یکپارچه تجهیزات در داخل میز، این سیستم فضای ارزشمند روی میز را صرفه‌جویی می‌کند و محیطی تمیزتر و حرفه‌ای‌تر ایجاد می‌کند. 
از میکروفون کنفرانس گرفته تا پنل‌ VSP، و مانیتور کنفرانس لیفت، همه را میتوان به صورت نصب توکار (نصب درون میز) انتخاب کرد این سیستم شلوغی تجهیزات را کاهش داده و زمان صرف‌شده برای جابه‌جایی بین دستگاه‌ها را به حداقل می‌رساند. نتیجه، جلسه‌ای روان‌تر و کارآمدتر است که به شرکت‌کنندگان امکان می‌دهد روی محتوا تمرکز کنند. این ادغام یکپارچه همچنین باعث می‌شود سیستم برای همه به‌راحتی و با حداقل تلاش قابل استفاده باشد.

     

 

10. آکوستیک سازی سالن کنفرانس

آکوستیک یکی از جنبه‌های بسیار مهم برای هر سالن کنفرانس است. بازتاب صدا (ریورب) در سالن همیشه کیفیت صدا و وضوح گفتار شرکت‌کنندگان در کنفرانس را کاهش می‌دهد. سالن‌های کنفرانس یکی از مهمترین بخش های اداری هستند، اما معمولاً با صرف نظر از مهندسی صدا طراحی میشوند و در عوض دارای دیوارهای صاف و میزهای کنفرانس بزرگ هستند. این سطوح صدا را بازتاب داده و باعث ایجاد اکو و ریورب (بازتاب صدا) می‌شوند که منجر به مشکلات کیفیت صدا و وضوح می‌گردد. این امر به نوبه خود می‌تواند به ارتباط غیر موثر، جلسات بی‌ثمر و تماس‌های کنفرانسی ناامیدکننده منجر شود.
نصب محصولات آکوستیک جذب صدا برای دیوارها می‌تواند به خوبی آکوستیک سالن کنفرانس را بهبود دهد. این سطوح نرم و جاذب صدا به جذب امواج صوتی قبل از بازتاب در سراسر اتاق کمک می‌کنند. هنگام پوشش دهی دیوارها، بهتر است پنل‌ها را در راستای سطح صورت قرار دهید تا صدای گفتار به‌طور مؤثر جذب شود. برای حصول بهترین نتیجه، ابتدا حدود 15 درصد از دیوارها را با محصولات جذب صدا پوشش دهید و در صورت نیاز، این مقدار را افزایش دهید.
اگر  آکوستیک سازی دیوارها گزینه‌ای مناسب نباشد، آکوستیک سقف می‌تواند به رفع این مشکلات صوتی کمک کند. در سالن‌های کنفرانس با سقف‌های بلند، محصولات جذب صدا معلق مانند ابرهای آکوستیک (Acoustic Clouds) یا بافل‌های آکوستیک (Acoustic Baffles) به کاهش اکو و پایین آوردن سقف آکوستیک سالن کمک می‌کنند، در حالی که گزینه‌های نصب مستقیم یا سقف کاذب مانند تایل های آکوستیک سقفی (Acoustic Ceiling Tiles)  امکان ادغام جذب صدا با فضای شما را فراهم می‌کنند.

10.1. حفظ صدا در داخل سالن کنفرانس

آیا با مشکل ورود یا خروج صدا از سالن کنفرانس مواجه هستید؟

صدا به راحتی از طریق درهای نازک و توخالی که معمولاً در دفاتر استفاده می‌شوند، به داخل یا خارج از سالن‌های کنفرانس عبور می‌کند. برای شروع آکوستیک سازی درب سالن، ابتدا مطمئن شوید که درب به‌درستی عایق بندی شده است. صدا می‌تواند از هر جایی که هوا عبور می‌کند منتقل شود، بنابراین شکاف‌های موجود در درب می‌توانند مشکل‌ساز باشند. استفاده از کیت عایق بندی آکوستیک در (Acoustic Door Seal Kit) به شما امکان می‌دهد درب را به‌راحتی عایق کاری کنید.
برای کاهش بیشتر انتقال صدا از طریق در، باید به جرم و چگالی خود در اضافه شود. این کار می‌تواند با استفاده از محصولی آسان برای نصب مانند ورق‌های عایق صوتی انجام شود. هر ورق، با فرض ابعاد 34.5 اینچ عرض و 82 اینچ طول، دارای خواص جذب و مسدود کردن صدا است. 
کنترل صدای در دیوارهای مشترک کمی دشوارتر است و معمولاً نیاز به ساخت‌وساز برای افزودن جرم و چگالی دارد. این کار می‌تواند با نصب یک مانع صوتی مانند بین دو لایه سخت در دیوار انجام شود. مانند یک مانع صوتی ساخته‌شده از لاستیک بازیافتی تایر است که برای کاهش انتقال صدا و افزودن جرم طراحی شده است. همچنین، اطمینان از عایق‌بندی دیوارهای مشترک ایده خوبی است. عایق‌بندی، صدا را در حین عبور از دیوار تجزیه کرده و می‌تواند به فرآیند مسدود کردن صدا کمک کند.

10.2. چهار روش جهت بهبود آکوستیک سالن کنفرانس

آکوستیک ضعیف سالن باعث دشواری ارتباط، کاهش بهره‌وری و خستگی حضار جلسه میشود. خوشبختانه، با دانش بهبود آکوستیک سالن می‌توانید این مشکل را برطرف کنید. در واقع، چندین روش جهت تقویت صدا و آکوستیک سالن وجود دارد که منجر به فضای کاری پربارتر و کارآمدتر برای تیم میشود. درادامه روش های کلیدی آکوستیک سالن جلسه را توضیح داده ایم.

1. انتخاب مبلمان و چیدمان مناسب:

اولین گام برای بهبود آکوستیک سالن کنفرانس، انتخاب دقیق مبلمان مناسب و تنظیم آن در چیدمانی بهینه است. استفاده از مواد نرم برای صندلی‌ها و پوشش دیوارها می‌تواند صدا را به‌طور مؤثری جذب کرده و محیطی مناسب‌تر برای مذاکره ایجاد کنند. با این حال، مهم است بدانید که اگرچه مبلمان و چیدمان آن تأثیر قابل‌توجهی بر آکوستیک اتاق دارند، اما تنها مواردی نیستند که باید روی آن‌ها سرمایه‌گذاری کنید.

2. پنل‌های آکوستیک:

پنل‌های آکوستیک ضروریترین ابزار آکوستیک هستند که به جذب امواج صوتی و کاهش اکو در اتاق کمک کرده و محیط شنیداری استانداردی ایجاد می‌کنند. با قرار دادن استراتژیک این پنل‌ها روی دیوارها یا سقف‌، می‌توانید آکوستیک سالن جلسه را بهبود داده و مطمئن شوید که مکالمات واضح‌تر خواهند شد. این بهبود در کیفیت صدا می‌تواند تجربه کلی جلسه را به‌طور قابل‌توجهی ارتقا دهد و ارتباط و همکاری بهتری بین همه اعضای تیم شما ایجاد کند.

3. استفاده از تجهیزات صوتی باکیفیت:

سرمایه‌گذاری در تجهیزات صوتی باکیفیت برای اطمینان از ارتباط واضح و مؤثر در طول جلسات بسیار مهم است. با تهیه میکروفون‌ و اسپیکرهای درجه یک، می‌توانید کیفیت صدا را به‌طور قابل‌توجهی بهبود داده و محیطی فراگیر ایجاد کنید که مشارکت فعال و تعامل بین همه شرکت‌کنندگان را ترویج میدهد. چنین سرمایه‌گذاری‌ای نه‌تنها کیفیت صدا و وضوح صوتی را در سالن کنفرانس بهبود می‌بخشد، بلکه محیطی حرفه‌ای برای جلسات شما ایجاد می‌کند.

4. استفاده از مواد نرم‌تر:

سطوح سخت مانند کاشی یا کف‌پوش‌های چوبی می‌توانند به بازتاب بیش‌ازحد صدا در اتاق منجر شوند. پوشش فرش یا موکت می‌تواند به کاهش بازتاب‌های صوتی، کم کردن اکو و بهبود کلی آکوستیک فضا کمک کند. علاوه بر فرش‌ها، پرده‌ها یا پارچه‌های آویز نیز می‌توانند به‌عنوان عناصر جذب‌کننده صدا در سالن کنفرانس عمل کنند. هنگامی که این مواد را به‌صورت استراتژیک در سالن کنفرانس خود قرار می‌دهید، می‌توانید همزمان آکوستیک را بهبود داده و زیبایی فضای خود را ارتقا دهید.

با به‌کارگیری این استراتژی‌ها و بهبود آکوستیک سالن کنفرانس، می‌توانید فضایی کاری استانداریدی ایجاد کنید که ارتباط واضح و کارآمدی را بین همه اعضای تیم شما تقویت میکند. با مبلمان مناسب، پنل‌های آکوستیک و تجهیزات صوتی ارتقایافته، ارتباط را حرفه ای و آسان میکنند.

 

11. نورپردازی سالن کنفرانس

نورپردازی در سالن کنفرانس فراتر از صرفاً روشنایی است؛ این عامل به‌طور مستقیم بر بهره‌وری، راحتی و کیفیت جلسه تأثیر می‌گذارد. یک جلسه با نورپردازی مناسب باعث می‌شود شرکت‌کنندگان متمرکز باقی بمانند، فشار بر چشم‌ها کاهش یافته و وضوح تماس‌های ویدئویی بهبود پیدا کند. اما چه مواردی نورپردازی بهینه سالن کنفرانس را تشکیل می‌دهد و چگونه می‌توانید سیستمی طراحی کنید که برای جلسات حضوری و از راه دور مؤثر باشد؟ در ادامه به جزئیات این موضوع پرداخته ایم.

11.1. عوامل کلیدی در طراحی نورپردازی سالن کنفرانس

- نورپردازی متعادل برای راحتی و بهره‌وری سالن

یک سالن کنفرانس با نورپردازی مناسب باید تعادلی بین روشنایی و گرما ایجاد کند. نورپردازی ضعیف می‌تواند باعث موارد زیر شود:

• درخشش و انعکاس روی صفحه‌نمایش‌ها یا سطوح براق.
• سایه‌ها و نورپردازی ناهموار که به چشم‌ها فشار می‌آورد.
• محیط‌های کم‌نور که تمرکز و هوشیاری را کاهش می‌دهند.

راه‌حل: از نورپردازی غیرمستقیم (مانند پنل‌های LED توکار یا نورهای پخش‌شده) استفاده شود تا از درخشش مستقیم جلوگیری شود. و دمای رنگی 4000K تا 5000K را حفظ کنید تا فضایی خنثی و مشابه نور روز ایجاد شده که تمرکز را تقویت می‌کند.

- نورپردازی بهینه‌شده برای ویدئوکنفرانس

در سالن‌های کنفرانس مدرن مجهز به سیستم‌های ویدئوکنفرانس، نورپردازی نقش مهمی در اطمینان از وضوح و حرفه‌ای به‌نظر آمدن شرکت‌کنندگان در دوربین ایفا می‌کند. مشکلات رایج آن عبارت است از:

• نور پس‌زمینه از پنجره‌ها باعث ایجاد سایه‌های تیره (سیلوئت) می‌شود.
• چراغ‌های فلورسنت بالای سر سایه‌های خشن ایجاد می‌کنند.
• رندر رنگی ضعیف باعث تحریف رنگ پوست و غیرطبیعی به‌نظر آمدن چهره‌ها می‌شود.

بنابراین برای حل این مشکل باید:

• از نورپردازی نرم جلویی (مانند پنل‌های LED) استفاده کنید تا چهره‌ها به‌طور یکنواخت روشن شوند.
• از نورپردازی قابل تنظیم برای کنترل سطح روشنایی بر اساس زمان روز استفاده کنید.
• نورپردازی را با یک سیستم ویدئوکنفرانس باکیفیت ترکیب کنید تا وضوحی فوق‌العاده به‌دست آید.

- کنترل هوشمند نورپردازی برای انعطاف‌پذیری

سالن‌ کنفرانس برای اهداف مختلفی مانند جلسات سازمانی، جلسات ایده پردازی، دیدار با مشتریان و تماس‌های ویدئویی استفاده می‌شوند. داشتن نورپردازی هوشمند و قابل تنظیم تضمین دهنده سازگاری محیط با اهداف مختلف جلسات است. ویژگی‌های اینگونه نورپردازی هوشمند عبارت است از:

• چراغ‌های LED قابل تنظیم (Dimmable) برای کنترل سطح روشنایی
• کنترل نورپردازی منطقه‌ای (Zoned) برای برجسته کردن صفحه  نمایش
• سیستم‌های نورپردازی خودکار که بر اساس حضور افراد یا سطح نور روز تنظیم می‌شوند

11.2. بهترین چیدمان نورپردازی برای سالن‌های کنفرانس

برای ایجاد یک محیط حرفه‌ای، راحت و کارآمد در سالن‌های کنفرانس، طراحی نورپردازی باید به‌گونه‌ای باشد که هم برای جلسات حضوری و هم ویدئوکنفرانس‌ها بهینه شده باشد. در ادامه، چهار بخش کلیدی برای بهترین چیدمان نورپردازی سالن کنفرانس عنوان شده است که با نیازهای مدرن و فناوری‌های 2025 هماهنگ است.

• نورپردازی عمومی سقفی:

در این روش از پنل‌های LED نرم و پخش‌شده یا نورپردازی توکار (Recessed Lighting) برای روشنایی یکنواخت استفاده میشود. از چراغ‌های فلورسنت اجتناب کنید، زیرا باعث پرش نور (Flickering) در دوربین‌های ویدئوکنفرانس می‌شوند. پیشنهاد میدهیم از پنل‌های LED مانند با دمای رنگی 4000K-5000K برای ایجاد فضایی مشابه نور روز استفاده شود.
چرا نورپردازی عمومی مهم است؟ این نوع نورپردازی از ایجاد سایه‌های خشن جلوگیری کرده و محیطی یکدست برای همه شرکت‌کنندگان فراهم می‌کند.

• نورپردازی متمرکز برای ارائه‌دهندگان:

در این روش از  اسپات‌لایت‌ها یا نورپردازی ریل‌دار (Track Lighting) در بالای نواحی ارائه و نمایشگرها استفاده میشود. مهم است که هنگام نصب زاویه نور به گونه ای تنظیم شود تا مستقیماً روی نمایشگرها نتابد و انعکاس ایجاد نکند. پیشنهاد میدهیم از اسپات‌لایت‌های قابل تنظیم برای روشنایی دقیق استفاده کنید. 
چرا نورپردازی متمرکز مهم است؟ این نورپردازی چهره ارائه‌دهنده را برجسته کرده و از ایجاد سایه روی تخته‌ سفید یا نمایشگرها جلوگیری می‌کند.

• نورپردازی تزئینی برای زیبایی:

در نورپردازی تزئینی از دیوارکوب‌های گرم (Wall Sconces) یا نوارهای LED برای تجسمی از ظرافت استفاده میشود. پیشنهاد میدهیم از نورهای RGB برای تغییر رنگ متناسب با برند سازمان یا نوع جلسه استفاده شود. دیوارکوب‌های LED با دمای رنگی 3000K  برای ایجاد حس گرما و حرفه‌ای بودن بسیار مناسب است.
چرا نورپردازی تزئینی مهم است؟ نورپردازی تزئینی فضایی حرفه‌ای و جذاب ایجاد می‌کند و می‌تواند برای برندسازی یا تنظیم حس‌وحال (Ambiance) استفاده شود.

• مدیریت نور طبیعی:

نور طبیعی استفاده از کرکره‌ها یا پرده‌های موتوریزه برای کنترل نور خورشید است. پیشنهاد میدهیم از پرده‌های هوشمند که با حسگرهای نور یا سیستم‌های کنترل مرکزی مانند ادغام می‌شوند، استفاده کنید. همچنین ترکیب نور طبیعی با نورهای داخلی نرم برای تعادل و کیفیت بالا در ویدئوکنفرانس‌ها راه حل بسیار کارآمدی هست. 
چرا استفاده از نور طبیعی مهم است؟ نور طبیعی می‌تواند باعث ایجاد سایه‌های تیره (سیلوئت) در ویدئوکنفرانس‌ها شود، اما ترکیب متعادل آن با نور داخلی می‌تواند محیطی دلپذیر ایجاد کند.

درکل میتوان گفت یک چیدمان نورپردازی مؤثر برای سالن کنفرانس، بهره‌وری را بهبود داده، همکاری را تقویت کرده و کیفیت حرفه‌ای ویدئوکنفرانس‌ها را تضمین میدهد. با ترکیب نورپردازی متعادل، کنترل هوشمند و چیدمان درست، سازمان ها می‌توانند فضایی راحت و با عملکرد بالا برای جلسات ایجاد کنند. 

 

12. کنترل دما و تهویه سالن کنفرانس

اتفاقت چند سال اخیر و شیوع بیماری های همه گیر ما را نسبت به بهداشت صحیح و کیفیت هوایی که تنفس می‌کنیم، به‌ویژه در فضاهای داخلی که افراد جمع شده و در نزدیکی هم نشسته‌اند، آگاه‌تر کرده است.
چه یک اتاق جلسه کوچک، یا سالن‌ کنفرانس بزرگ، یا حتی فضا باز داشته باشید، در هر صوت با تجمع افراد دما به‌سرعت بالا رفته و رطوبت افزایش می‌یابد؛ محیط مرطوب محیطی ایده‌آل برای رشد باکتری‌ها و انتقال بیماریست. 

12.1. چرا تهویه مطبوع سالن کنفرانس مهم است؟

تهویه مطبوع نقش حیاتی در ایجاد یک محیط کاری ایده‌آل در سالن‌های جلسه و کنفرانس ایفا می‌کند و مزایای متعددی برای افراد حاضر در این فضاها فراهم می‌آورد از جمله:

• راحتی افراد: تهویه مطبوع دمای راحت را حفظ کرده و سطح رطوبت را کنترل می‌کند. این سیستم از خفه و مرطوب شدن فضای اتاق جلسه جلوگیری کرده و مانع از تشکیل میعان (کندانس) می‌شود، که به حفظ هوشیاری و راحتی افراد کمک می‌کند.
• افزایش بهره‌وری: دمای مناسب به تمرکز و مشارکت افراد کمک می‌کند، که این امر در طول بحث‌ها و هنگام تصمیم‌گیری ضروری است.
• محیط سالم‌تر: تهویه مطبوع مدرن می‌تواند گردوغبار، آلرژن‌ها و آلاینده‌ها را فیلتر کند، باکتری‌ها را حذف کرده و به جلوگیری از گسترش ویروس‌ها کمک کند. این سیستم اطمینان می‌دهد که هوای تمیز به‌طور یکنواخت توزیع شده و محیط کاری سالم‌تری ایجاد میشود.
• ایمنی مواد غذایی: در سالن‌های جلسه و کنفرانس اغلب پذیرایی و غذا سرو می‌شود و در دماهای گرم و مرطوب، باکتری‌ها به‌سرعت رشد می‌کنند. تهویه مطبوع می‌تواند به تازه و ایمن ماندن غذا در طول دوره سرو کمک کند.

12.2. کاهش مصرف انرژی در سالن‌های جلسه با تهویه مطبوع

سالن‌های جلسه اغلب مجهز به دستگاه‌های متعددی هستند که گرما تولید می‌کنند، از جمله کامپیوترها، لپ‌تاپ‌ها، دستگاه‌های آب گرم و پروژکتورها. بدون تهویه مطبوع، این دستگاه‌ها می‌توانند باعث گرمای بیش‌ازحد و افزایش مصرف انرژی شوند.
سیستم‌های تهویه مطبوع اغلب زمانی که کسی از آن‌ها استفاده نمی‌کند روشن می‌مانند، اما سیستم‌های تهویه مطبوع مدرن مجهز به حسگرهای حرکتی (Motion Sensors) هستند که حرکت در اتاق را تشخیص می‌دهند و به‌طور خودکار هنگام ورود افراد روشن می‌شوند و پس از مدت زمان مشخصی بدون حرکت، خاموش می‌شوند.

12.3. چه زمانی باید سیستم تهویه مطبوع جدید برای سالن‌ کنفرانس نصب کنید؟

دلایل ذکرشده در بالا نشان دهنده اهمیت نصب تهویه مطبوع و سیستم سرمایش و گرمایش در سالن جلسات است. اما در یک زمان خاص نیاز به تعویض سیستم‌های تهویه مطبوع قدیمی ایجاد میشود.

• هنگام بازسازی یا نوسازی

اگر در حال بازسازی سالن جلسه خود با رنگ‌آمیزی جدید یا مبلمان نو هستید، سیستم تهویه مطبوع قدیمی ممکن است به‌طرز مشهودی کهنه به نظر برسند. سیستم های دیواری یا سقفی قدیمی می‌توانند با گذشت زمان زرد شوند و اغلب نسبت به سیستم‌های تهویه مطبوع مدرن پر سر و صداتر هستند.
راه‌حل: سیستم جدید تهویه مطبوع لزوماً به معنای نصب یک سیستم کاملاً جدید نیست. سیستم تهویه داخلی می‌تواند به‌راحتی بدون تغییر در کانال‌کشی‌ها تعویض شود. همچنین، تغییر از واحدهای سقفی به دیواری یا کف و بالعکس به‌سادگی امکان‌پذیر است.

• مبردهای مضر

بسیاری از واحدهای تهویه مطبوع قدیمی‌ (12 سال یا بیشتر) ممکن است حاوی مبردهای قدیمی و مضر باشند. سیستم‌های مدرن از مبردهای جدید با انتشار کربن پایین استفاده می‌کنند که به تحقق استراتژی کربن صفر خالص شما کمک می‌کنند.
مزیت: تعویض با سیستم‌های جدید نه‌تنها ایمنی محیطی را افزایش می‌دهد، بلکه با استانداردهای پایداری جهانی (مانند مقررات 2025 در مورد مبردهای کم-GWP) هم‌راستا است.

• تغییر اندازه یا چیدمان سالن جلسه

تغییر چیدمان سالن‌های جلسه، جابه‌جایی یا افزودن/حذف دیوارهای داخلی می‌تواند تأثیر زیادی بر عملکرد سیستم تهویه مطبوع و افزایش مصرف انرژی داشته باشد. پیش از نصب سیستم‌های تهویه مطبوع، نوع و ظرفیت سیستم برای اندازه و کاربری خاص یک اتاق طراحی می‌شود. اگر چیدمان اتاق تغییر کند، سیستم‌های تهویه مطبوع دیگر به‌طور کارآمد یا مؤثر عمل نخواهند کرد.
توصیه میشود پیش از ایجاد هرگونه تغییر در سالن جلسه یا فضاهای داخلی، ابتدا با مشاوره راه اندازی و طراحی سالن خود مشورت کنید

در کل میتوان گفت سالن‌ جلسه فضایی است که افراد باید بتوانند در هر زمان از روز به‌طور راحت و ایمن در آن‌ها گرد هم آیند. بنابراین، ضروری است که تهویه مطبوع سالن جلسه شما مناسب با هدف باشد، هزینه‌های عملیاتی پایینی داشته باشد و استفاده از آن ایمن باشد. با نصب یا ارتقاء به سیستم‌های مدرن تهویه مطبوع، می‌توانید راحتی، بهره‌وری و سلامت محیطی را تضمین کنید و در عین حال با اهداف پایداری هم‌راستا شوید.

 

13. سالن کنفرانس هیبریدی

شکی نیست که کار هیبریدی نه‌تنها محیطهای کاری آینده را شکل میدهد، بلکه همین حالا نیز وجود دارد و ماندگار خواهد بود. بنابراین، کسب‌وکارها باید از هم اکنون اطمینان حاصل کنند که فناوری، ابزارها و سیاست‌های لازم برای کار هیبریدی را در اختیار دارند.

13.1. سالن کنفرانس هیبریدی چیست؟

سالن کنفرانس هیبریدی، یک فضای جلسه است که با تجهیزات فیزیکی و فناوری نرم‌افزاری مجهز شده‌ تا شرکت‌کنندگان بتوانند از هر دو مکان، چه در دفتر و چه از راه دور، به جلسات بپیوندند. با گشترش سیستک دورماری، سالن‌های جلسه هیبریدی امروزی نیازهای فناوری بیشتری نیز دارند. شرکت‌ها به چند ویژگی اساسی برای سالن‌های جلسه هیبریدی نیاز دارند، از جمله:

• نمایشگر بزرگ: یک نمایشگر باکیفیت برای اطمینان از اینکه همه شرکت‌کنندگان مشاهده میشوند.
• کیفیت صوتی عالی: سیستم صوتی باکیفیت برای اطمینان از اینکه همه افراد می‌توانند مشارکت کرده و شنیده شوند .
• فضای کافی: در حالی که سالن کوچک برای جلسات روزانه کوتاه عالی هستند، برای جلسات هیبریدی نیاز به فضای بزرگتر است.
• کابل‌کشی حداقلی: کابل‌ها و سیم‌کشی برای سالن‌های جلسه هیبریدی ضروری هستند، اما نباید مانع برگزاری جلسه شوند.
• سیستم زمان‌بندی: سالن‌های جلسه هیبریدی، مانند هر فضای جلسه دیگر، نیاز به زمان‌بندی، رزرو و مدیریت دارند.

13.2. تجهیز سالن کنفرانس هیبریدی

در یک محیط هیبریدی، فناوری سالن جلسه پلی است که کارمندان حضوری و دورکار را به هم متصل می‌کند. هر فضای جلسه باید به تجهیزات ویدئوکنفرانس باکیفیت مجهز باشد، از جمله دوربین زاویه باز، میکروفون‌های حساس و نمایشگری بزرگ و باکیفیت. اینترنت پرسرعت و قابل اعتماد ضروریترین بخش است. هدف، ایجاد تجربه‌ای یکپارچه است که در آن شرکت‌کنندگان دورکار به همان اندازه افراد حاضر در اتاق احساس حضور و مشارکت داشته باشند. سرمایه‌گذاری در تجهیزات مناسب کار هیبریدی تضمین دهنده همکاری موثر است، صرف‌نظر از اینکه اعضای تیم در کجا قرار دارند.

 

14. نگهداری تجهیزات کنفرانس: تضمین عملکرد بلندمدت

نگهداری منظم از تجهیزات سالن کنفرانس یک روش کلیدی برای افزایش طول عمر دستگاه‌ها است. در ادامه، چند روش ساده و کاربردی برای نگهداری ادوات کنفرانس معرفی شده است که امیدواریم در نگهداری روزمره تجهیزات به شما کمک کند تا همیشه در بهترین شرایط عملکردی باقی بمانند.

• نگهداری منظم: با سرویس های زمان‌بندی‌شده و به‌روزرسانی‌ های لازم، سیستم‌های کنفرانس خود را در بهترین حالت نگه دارید.
• جلوگیری از خرابی‌ها: از خرابی‌ها احتمالی پیشگیری کنید، هزینه‌ها را کاهش داده و عملکرد قابل اعتمادی را در طولانی‌مدت تضمین کنید.  
• نگهداری هوشمند: نگهداری هوشمند تجهیزات به معنای بروز حداقل اختلالات و درنتیجه فناوری بادوام‌تر است.
• مراقبت پیشگیرانه: مراقبت فعال و چک کردن اتصالات برگزاری جلساتی بدون نقص و حداکثر طول عمر تجهیزات را تضمین می‌کند.
• عملکرد بهینه: استفاده از سیستم‌های قابل اعتماد، باعث عدم قطعی و عملکرد بهینه جلسات میشود.

15. نتیجه‌گیری و توصیه های نهایی

با توجه به تمام موارد ذکر شده در بالا میتوان گفت سالن کنفرانس مدرن فراتر از  فضایی صرفا جهت برگزاری جلسات است. این فضا با ادغام فناوری‌های هوشمند، طراحی ارگونومیک و زیرساخت قابل اعتماد مکانی برای همکاری، نوآوری و تصمیم‌گیری ایجاد میکند. در نتیجه:

• یک سالن کنفرانس مهندسی شده، فناوری، راحتی و عملکرد را ترکیب کرده و درنتیجه همکاری و بهره‌وری را بهبود میبخشد.
• سرمایه‌گذاری در تجهیزات هوشمند و برنامه‌ریزی مناسب، قابلیت اطمینان طولانی‌مدت و رضایت کاربران را تضمین می‌کند.
• توصیه‌های نهایی بر ادغام سیستم‌های پیشرفته، اتصال یکپارچه و طراحی آینده‌نگرانه سالن کنفرانس تمرکز دارند.
• نصب دقیق و نگهداری منظم تجهیزات، جلسات کارآمد و حداکثر بازگشت سرمایه را تضمین می‌کنند.
• تعادل مناسب بین فناوری و طراحی، محیط کنفرانسی مدرن، انعطاف‌پذیر و مؤثر ایجاد می‌کند.

در نتیجه، یک چیدمان و طراحی موفق برای سالن کنفرانس نیازمند تعادل مناسب بین فناوری، راحتی و عملکرد است. با سرمایه‌گذاری در سیستم‌های هوشمند، زیرساخت قابل اعتماد و نگهداری مناسب تجهیزات، سازمان‌ها می‌توانند محیطی ایجاد کنند که همکاری را تقویت کرده، بهره‌وری را بهبود داده و با نیازهای آینده سازگار باقی بماند.

شبکه صدا و تصویر فلسفی با پشتوانه 40 سال فعالیت در زمینه تامین تجهیزات صوتی مفتخر است که در تمام مراحل راه اندازی یک سالن کنفرانس در کنار شما باشد. مشاوره، طراحی، تجهیز، و راه اندازی سالن کنفرانس حوزه تخصصی ما است. با ما در تماس باشید.